Constitution

Name and Objects

The Student Association is called the UniBo Fintech Society (hereafter referred to as “the Association”). The Association’s objects are the support, development, improvement and promotion of education, research, community, and innovation in the field of financial technology at the University of Bologna insofar as such objects are charitable; and the income and property of the Association shall be applied solely to those objects.

Compliance

1. The Association shall be administered in accordance with the University’s Regulations for the Activities and Conduct of Student Members.

2. The activities of the Association will at all times be conducted in accordance with the University’s procedures, codes of practice and policies in force from time to time on equality, harassment, freedom of speech and safeguarding.

3. The Association shall observe the Code of Conduct on Safety Matters which is set out in the Schedule to this Constitution ensure compliance with the Code by the members of the Association, and follow an appropriate procedure for risk assessment. Both the Code of Conduct and the procedure for risk assessment must be acceptable to and approved by the University’s Safety Officer.

4. The Association shall maintain a dedicated website and shall supply details of its web address to the Association Office for listing on the University’s clubs and societies webpage. The Association may apply to the University’s IT Services to use information technology (‘IT’) facilities in the name of the Association. Where relevant facilities are allocated by IT Services it is the responsibility of the Association.

5. To designate a member of the Association entitled to a University e-mail account (as defined by IT Services rules) to act as its IT Officer, whose duties shall include liaising with IT Services about the use of facilities allocated and passing on to the successor in office all records relating to the use of the facilities allocated;

6. To designate one of its members (who may be, but need not necessarily be, the same as its IT Officer) or, exceptionally, a member of Congregation, to act as its principal Webmaster, whose duties shall include maintaining an awareness of the University guidelines on web and social media publishing, and coordinating and regulating access to the web facilities used by the Association;

7. To comply with regulations and guidelines relating to the use of IT facilities published from time to time by IT Services;

8. To ensure that everyone responsible under (1)-(3) is competent to deal with the requirements, where necessary undertaking training under the guidance of IT Services

Membership

1. The members of the Association shall be those who are eligible accordingly to the University of Bologna rules.

2. Subject to paragraph 1, all student members of the university and persons whose names are on the University’s Register of Visiting Students shall be eligible to become members of the Association. A member shall continue to be eligible until given permission to supplicate for a degree, diploma or certificate, regardless of any continuing liability to pay fees to the University.

3. The Association may be entitled to restrict membership to members whose behaviour contradicts the Code of Conduct, provided that the members shall first approve any such restriction.

4. The Committee, having specific regard to the Senior Member’s advice in relation to the relevant matter may remove a person from membership if removal of such person from membership is deemed to be in the best interests of the Association. If the person concerned is a Bologna University student that person may appeal against such removal to the Board.

5. Each Head can fire his associates for good cause, he will have to report the associate to the HR team, which after a period of surveillance will evaluate the suitability of the cause.

Meetings of the members

1. There shall be an Annual General Meeting for all the members of the Association convened by the Vice-President on not less than fourteen days’ notice.

2. The Annual General Meeting will:

   1. Receive the annual report of the Committee for the previous year and the annual accounts of the Association for the previous year, the report and accounts having been approved by the Board;

   2. Receive a report from the Committee on the Association's compliance with the established objectives;

   3. Elect the members of the Board in accordance with the following: the Committee’s nominations can be presented by the Association’s members and any alternative nominations must be seconded and have the consent of the nominee and must be received in writing by the Vice-President not less than seven days before the date of the Meeting.

3. An Extraordinary General Meeting may be called in any Full Term; by the President, the Vice-President or the Treasurer on not less than seven days’ notice; or on a written requisition by seven or more members, stating the reason for which the meeting is to be called and delivered to the Secretary not less than fourteen days before the date of the Meeting.

4. Prior to all General Meetings notice of the agenda shall be sent out with the notice of the Meeting.

5. The quorum for a General Meeting shall be ten members present in person or by proxy, of whom three must be members of the Committee.

   1. When any financial business is to be transacted there must be present the Treasurer, or a member of the Committee deputed by the Treasurer to represent the Treasurer’s views to the Meeting (provided that where it is a case of a deputy, the only financial business transacted shall be that which was set out in the agenda accompanying the notice of the meeting).

The Committee

1. The affairs of the Association shall be administered by a Committee consisting of not more than twelve persons, which shall have the ultimate responsibility for the activities of the Association. Members of the University shall make up the totality of the members of the Committee. The Committee shall have control of the funds and property of the Association, and of its administration.

2. No member of the Committee (or the Association) shall enter into or purport to enter into any arrangement, contract or transaction on behalf of the Association unless the Committee has resolved to approve the relevant arrangement, contract or transaction at a Committee meeting.

3. The quorum for a Committee meeting shall be 50% + 1 present in person. When any financial business is to be transacted, there must be present either the Treasurer or a member of the Committee deputed by the Treasurer to represent the Treasurer’s views to the meeting.

4. The Committee shall be made up at least of the President, the Vice-President, the Treasurer (together, the “Office Holders”; and their offices are referred to as “the Offices”), a Senior Member and 5 other relevant persons. The President, the Vice-President and the Treasurer shall each be either a member of the Association.

5. The President shall have the right to preside at all meetings of the members of the Association and at all meetings of the Committee. Should the President be absent, or decline to take the chair, the Committee shall elect another member of the Committee to chair the meeting.

6. The Vice-President, in the function of Secretary, shall:

   1. Maintain a register of the members of the Association, which shall be available for inspection by the Proctors, the Associations Office and the Proctors’ Office on request;

   2. Give notice of meetings of the members and the Committee;

   3. Draw up the agendas for and resumes of those meetings;

   4. Notify the Proctors (through the Associations Office) promptly following the appointment and resignation or removal of Office Holders and other members of the Committee;

   5. Take responsibility for the operation and updating of a suitable Association web page displaying (at a minimum) current club contacts and the constitution;

   6. Inform the Proctors through the Associations Office if the Association ceases to operate, or is to be dissolved, and in doing so present a final statement of accounts (the format of which the Proctors may prescribe).

7. The Treasurer shall:

   1. Keep proper records of the Associations’ financial transactions in accordance with current accepted accounting rules and practices;

   2. Develop and implement control procedures to minimise the risk of financial exposure, such procedures to be reviewed regularly with the University’s Internal Audit Section (“Internal Audit”);

   3. Ensure that bills are paid and cash is banked in accordance with the procedures developed under (b);

   4. Prepare an annual budget for the Association and regularly inform the Committee of progress against that budget;

   5. Seek advice as necessary on tax matters from the University’s Finance Division;

   6. Develop and maintain a manual of written procedures for all aspects of the Treasurer’s responsibilities;

   7. Make all records, procedures and accounts available on request to the Senior Member, the Proctors and Internal Audit;

   8. Forward to the Proctors (through the Associations Office) by the end of the second week of each Full Term a copy of the accounts for the preceding term (the format of which the Proctors may prescribe) signed by the Senior Member, for retention on the Proctors’ files;

8. The Senior Member shall:

   1. Keep abreast of the actions and activities of the Association;

   2. Provide information relating to the Association to the Proctors on request;

   3. Seek to settle any preliminary disputes between the Committee and the members;

   4. Ensure that adequate advice and assistance are available to the Vice-President and the Treasurer in the performance of their responsibilities;

   5. Be available to represent and speak for the Association in the public forum, and before the University authorities;

9. The members of the Supervisory Board shall be elected by the members of the Association on an annual basis, and shall be eligible for re-election. The members of the Committee (Heads) shall be elected by the members of the Association every six months, and shall be eligible for re-election The members of the Association shall not appoint several individuals jointly to hold any of the Offices, nor allow any individual to hold more than one Office at a time. The members of the Association shall appoint a member of Congregation as the Senior Member when electing other members of the Committee each year provided that a Senior Member who has previously held office as Senior Member for more than five consecutive years shall not be eligible for re-appointment. The Senior Member shall be a member of the Committee ex officio;

10. If during the period between the annual elections to offices any vacancies occur amongst the members of the Committee, the Committee shall have the power of filling the vacancy or vacancies up to the next Annual General Meeting by co-optation;

11. Each Office Holder must, and shall procure that other Office Holders shall, at the end of any term of Office, promptly hand to the relevant successor in Office (or to another member of the Association nominated by the Committee) all official documents and records belonging to the Association, together with (on request from the Committee) any other property of the Association which may be in the outgoing Office Holder’s possession;

12. Without derogating from its primary responsibility, the Committee may delegate its functions to finance and general purposes and other subcommittees which are made up exclusively of members of the Committee.

13. The Committee shall have power to make regulations and by-laws in order to implement the paragraphs of this Constitution, and to settle any disputed points not otherwise provided for in this Constitution.

Dissolution

The Association may be dissolved at any time by the approving votes of two-thirds of those present in person or by proxy at a General Meeting. The Association may also be dissolved (without the need for any resolution of the members) by means of not less than thirty days’ notice from the Proctors to the Secretary of the Association if at any time the Association ceases to be registered with the Proctors.

Denominazione e Oggetto Sociale

L'Associazione studentesca è denominata UniBo Fintech Society (di seguito come "Associazione"). Gli obiettivi dell'Associazione sono il sostegno, lo sviluppo, il miglioramento e la promozione dell'istruzione, della ricerca, della comunità e dell'innovazione nel campo della tecnologia finanziaria presso l'Università di Bologna in quanto oggetto di beneficenza; il reddito e la proprietà dell'Associazione si applicheranno esclusivamente a tali oggetti.

Conformità

1. L'Associazione è amministrata secondo il regolamento di Ateneo per le attività e la condotta degli studenti iscritti.

2. Le attività dell'Associazione saranno sempre svolte nel rispetto delle procedure, dei codici di condotta e delle politiche di Ateneo di volta in volta vigenti in materia di uguaglianza, libertà di parola e tutela.

3. L'Associazione deve osservare il codice di condotta in materia di sicurezza che è contenuto nell'allegato alla presente Costituzione, garantire l'osservanza del Codice da parte dei membri dell'Associazione e seguire un'adeguata procedura per la valutazione dei rischi. Sia il codice di condotta che la procedura per la valutazione dei rischi devono essere accettabili e approvati dal Responsabile della Sicurezza di Ateneo.

4. L'Associazione mantiene un sito web dedicato e fornisce i dettagli del proprio indirizzo web all'Ufficio dell'Associazione per l'inserimento nella pagina web dei club e delle società di Ateneo. L'Associazione può richiedere ai servizi informatici di Ateneo l'utilizzo di strutture informatiche ('IT') a nome dell'Associazione. In caso di assegnazione di tali strutture da parte dall’Ateneo, l’associazione ne sarà responsabile durante il periodo di utilizzo.

5. Designare un membro dell'Associazione avente diritto ad un account di posta elettronica di Ateneo (come definito dal regolamento dei Servizi Informatici) per fungere da Responsabile Informatico, le cui funzioni riguarderanno il collegamento con i Servizi Informatici sull'utilizzo delle strutture assegnate e il passaggio all'erede in carica tutti gli atti relativi all'utilizzo delle strutture assegnate;

6. Designare uno dei suoi membri (che può essere, ma non necessariamente, lo stesso del suo Responsabile IT) per fungere da Webmaster principale, i cui compiti includeranno il mantenimento della consapevolezza dell'Università linee guida sull'editoria web e sui social media e coordinamento e regolazione dell'accesso alle strutture web utilizzate dall'Associazione;

7. Rispettare le normative e le linee guida relative all'uso delle strutture informatiche pubblicate di volta in volta dai servizi IT;

8. Per garantire che tutti i responsabili di cui ai punti 1-3 siano competenti per far fronte ai requisiti, ove necessario intraprendere la formazione sotto la guida dei servizi IT.

Assunzione qualifica di membro

1. I membri dell'Associazione sono coloro che sono idonei ai sensi del regolamento dell'Università di Bologna.

2. Fatto salvo il comma 1, possono diventare membri dell'Associazione tutti gli studenti iscritti all'Ateneo e le persone i cui nominativi risultino iscritti all'Albo degli Studenti in mobilità internazionale presso l’Ateneo. Un membro continuerà ad essere idoneo fino a quando non sarà autorizzato a richiedere una laurea, un diploma o un certificato, indipendentemente dall'eventuale continua responsabilità di pagare le tasse all'Università.

3. L'Associazione può avere il diritto di limitare l'adesione ai membri il cui comportamento è in contraddizione con il codice di condotta, a condizione che i membri approvino preventivamente tale restrizione.

4. Il Comitato, avendo particolare riguardo al parere del Socio Anziano in relazione alla questione pertinente, può rimuovere una persona dall'appartenenza se la rimozione di tale persona dall'appartenenza è ritenuta nel migliore interesse dell'Associazione. Se l'interessato è uno studente dell'Università di Bologna, l'interessato può presentare ricorso avverso tale allontanamento al Consiglio.
   
   

5. Ciascun Head può licenziare i propri associati per buona causa, esso dovrà segnalare l'associato al team HR, che dopo un periodo di sorveglianza valuterà l'idoneità della causa. 

Riunioni dei membri

1. L'Assemblea Generale Annuale di tutti i membri dell'Associazione è convocata dal Vicepresidente con un preavviso non inferiore a quattordici giorni.

2. L'Assemblea Generale Annuale:

1. Ricevere la relazione annuale del Comitato per l'anno precedente ei conti annuali dell'Associazione per l'anno precedente, previa approvazione della relazione e dei conti da parte del Consiglio;

2. Ricevere una relazione dal Comitato sul rispetto da parte dell'Associazione degli obiettivi stabiliti;

3. Eleggere i membri del Consiglio secondo quanto segue: le candidature del Comitato possono essere presentate dai membri dell'Associazione ed eventuali candidature alternative devono essere distaccate e avere il consenso del candidato e devono pervenire per iscritto al Vicepresidente non meno di sette giorni prima della data dell'Assemblea.
   
   
   

3. L'Assemblea Generale Straordinaria può essere convocata in qualsiasi Legislatura; dal Presidente, dal Vicepresidente o dal Tesoriere con preavviso non inferiore a sette giorni; ovvero su richiesta scritta di sette o più membri, indicando il motivo per cui l'adunanza deve essere convocata e consegnata al Segretario non meno di quattordici giorni prima di quello fissato per l'adunanza.

4. Prima di tutte le assemblee è data comunicazione dell'ordine del giorno con l'avviso di convocazione dell'assemblea.

5. Il quorum costitutivo dell'Assemblea è di dieci membri presenti di persona o per delega, di cui tre devono essere membri del Comitato.

1. Quando si tratta di affari finanziari deve essere presente il Tesoriere, o un membro del Comitato delegato dal Tesoriere per rappresentare le opinioni del Tesoriere all'Assemblea (a condizione che, quando si tratta di un supplente, l'unico affare finanziario trattato è quella indicata nell'ordine del giorno che accompagna l'avviso di convocazione).

Il Comitato

1. Gli affari dell'Associazione sono amministrati da un Comitato composto da non più di dodici persone, cui spetta la responsabilità ultima delle attività dell'Associazione. I membri dell'Università costituiscono la totalità dei membri del Comitato. Il Comitato ha il controllo dei fondi e dei beni dell'Associazione e della sua amministrazione.

2. Nessun membro del Comitato (o dell'Associazione) può concludere o pretendere di concludere accordi, contratti o transazioni per conto dell'Associazione a meno che il Comitato non abbia deliberato di approvare il relativo accordo, contratto o transazione in una riunione del Comitato.

3. Il quorum per una riunione del Comitato è del 50% + 1 presente di persona. Quando devono essere trattate questioni finanziarie, deve essere presente il Tesoriere o un membro del Comitato delegato dal Tesoriere per rappresentare le opinioni del Tesoriere alla riunione.

4. Il Comitato è composto almeno dal Presidente, dal Vice-Presidente, dal Tesoriere (insieme, i “Titolari di cariche”; e le loro cariche sono denominate “le cariche”), da un Consigliere Anziano e da altre 5 persone rilevanti. Il Presidente, il Vicepresidente e il Tesoriere devono essere membri dell'Associazione.

5. Il Presidente ha il diritto di presiedere tutte le riunioni dei membri dell'Associazione e tutte le riunioni del Comitato. In caso di assenza o di rifiuto della presidenza del Presidente, il Comitato elegge un altro membro del Comitato a presiedere la riunione.

6. Il Vicepresidente, nella funzione di Segretario, deve:

1. Tenere un registro dei membri dell'Associazione, che sarà consultabile dai Proctor, dall'Ufficio Associazioni e dall'Ufficio del rettore su richiesta;

2. Dare avviso delle riunioni dei membri e del Comitato;

3. Redigere gli ordini del giorno e i curricula di tali riunioni;

4. Dare tempestiva comunicazione al rettore (tramite l'Ufficio Associazioni) a seguito della nomina e delle dimissioni o revoca dei Responsabili e degli altri componenti del Comitato;

5. Assumersi la responsabilità del funzionamento e dell'aggiornamento di un'idonea pagina web dell'Associazione che mostri (almeno) i contatti attuali del club e lo statuto;

6. Informare i Proctor attraverso l'Ufficio delle Associazioni se l'Associazione cessa di operare, o deve essere sciolta, e così facendo presentare un rendiconto finale (la forma del quale i Proctor possono prescrivere).

7.  Il Tesoriere dovrà:

1. Tenere registrazioni adeguate delle transazioni finanziarie delle Associazioni in conformità con le norme e le pratiche contabili correnti accettate;

2. Sviluppare e implementare procedure di controllo per ridurre al minimo il rischio di esposizione finanziaria, tali procedure da riesaminare periodicamente con la Sezione di Internal Audit di Ateneo (“Internal Audit”);

3. Garantire che le bollette siano pagate e che il contante sia depositato secondo le procedure sviluppate in (b);

4. Preparare un budget annuale per l'Associazione e informare regolarmente il Comitato dei progressi rispetto a tale budget;

5. Chiedere consulenza, se necessario, in materia fiscale alla Divisione Finanza dell'Università;

6. Sviluppare e mantenere un manuale di procedure scritte per tutti gli aspetti delle responsabilità del Tesoriere;

7. Rendere disponibili su richiesta al Senior Member, al rettore e all'Internal Audit tutti i registri, le procedure ei conti;

8. Inviare al rettore (tramite l'Ufficio delle Associazioni) entro la fine della seconda settimana di ogni Full Legislazione una copia dei conti per il mandato precedente (la forma del quale il rettore possono prescrivere) firmati dal Senior Member, per la conservazione sul File dei procuratori;

8.   Il membro anziano deve:

1. Tenere il passo con le azioni e le attività dell'Associazione;

2. Fornire informazioni relative all'Associazione all’amministrazione su richiesta;

3. Cercare di dirimere eventuali controversie preliminari tra il Comitato ei membri;

4. Garantire che siano disponibili consigli e assistenza adeguati al Vicepresidente e al Tesoriere nell'espletamento delle loro responsabilità;

5. Essere disponibile a rappresentare e parlare a nome dell'Associazione in sede pubblica, e davanti alle autorità di Ateneo;

9.  I membri del Consiglio di Sorveglianza sono eletti su base annuale dai membri dell'Associazione e sono rieleggibili. Gli altri responsabili all'interno del Comitato (Heads) sono eletti su base semestrale dai membri dell'Associazione e sono rieleggibili. I membri dell'Associazione non possono nominare congiuntamente più persone per ricoprire alcuna delle cariche, né consentire ad alcuno di ricoprire più di una carica alla volta. I membri dell'Associazione nominano un membro della Congregazione quale Membro Anziano quando eleggono ogni anno altri membri del Comitato a condizione che un Socio Anziano che abbia ricoperto in precedenza la carica di Socio Anziano per più di cinque anni consecutivi non sia idoneo a ri- appuntamento. Il Senior Member è membro del Comitato d'ufficio;

10. Se nel periodo intercorrente tra le elezioni annuali delle cariche si verificano posti vacanti tra i membri del Comitato, il Comitato ha il potere di colmare il posto vacante oi posti vacanti fino alla successiva Assemblea Generale Annuale per cooptazione;

11. Ciascun incaricato deve, e deve far sì che gli altri incaricati, al termine di ogni mandato, consegnino tempestivamente al relativo successore in carica (o ad altro membro dell'Associazione nominato dal Comitato) tutti i documenti ufficiali e gli atti appartenenti all'Associazione, unitamente (a richiesta del Comitato) ad ogni altro bene dell'Associazione che dovesse trovarsi in possesso del Titolare della Sede uscente;

12. Il Comitato, senza derogare alla sua primaria competenza, può delegare le proprie funzioni al finanziamento e alle finalità generali e ad altri sottocomitati composti esclusivamente da membri del Comitato.

13. Il Comitato ha il potere di emanare regolamenti e statuti al fine di attuare i paragrafi della presente Costituzione, e di dirimere eventuali punti controversi non altrimenti previsti in questa Costituzione.

Dissoluzione

L'Associazione può essere sciolta in qualsiasi momento con il voto favorevole dei due terzi dei presenti di persona o per delega in Assemblea. L'Associazione può altresì essere sciolta (senza necessità di deliberazione dei soci) con preavviso non inferiore a trenta giorni da parte dei Procuratori alla Segreteria dell'Associazione se in qualsiasi momento l'Associazione cessi di essere iscritta presso il rettore.